Freigaben ohne Postfachstau
Projektmuster: Eingangsmails werden zu Vorgängen mit Frist, die KI liefert Entwürfe, die Freigabe bleibt bei der Sachbearbeitung.
Projektmuster. Keine veröffentlichte Kundenreferenz und keine Ergebniszusage.
Ausgangslage
Anträge landen im Postfach. Pflichtfelder fehlen, Nachfassen passiert per Erinnerung, die Vertretung kennt den Stand nicht. Dieselbe Information liegt in Mail, Tabelle und Akte.
Lösung
Ein Workflow legt den Vorgang an, prüft Pflichtfelder und stellt einen Entwurf bereit. Die sachliche Freigabe und jede Außenwirkung bleiben bei der zuständigen Person, mit Protokoll. Schattenlisten werden abgeschaltet, sobald der Vorgang führend ist.
| Punkt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Eingang | Postfach | Vorgang mit Pflichtfeldern |
| Entwurf | Leeres Dokument | Vorschlag mit Freigabe |
| Stand | Im Kopf | Sichtbar für die Vertretung |
Was sich daran zeigen lässt
- Vertretung sieht Frist und Stand, ohne das Postfach der Kollegin zu öffnen.
- Nachfassen wird eine Warteschlange statt einer Erinnerungsmail.
- Das Modell schreibt nichts nach außen, was nicht freigegeben ist.