Dokumentenworkflow
Eingang, Pflichtfelder, Frist und Freigabe in einer sichtbaren Kette.
Dienstleistung und Verwaltung
Vorgänge warten auf Freigaben, Wissen sitzt in Postfächern. Wir bauen eine Strecke, auf der der Vorgang weiterläuft.
Typische Herausforderungen
- E-Mail wird zu Excel und dann zur Akte, mit drei Ständen.
- Freigaben hängen an einzelnen Personen.
- Fachverfahren sprechen nicht miteinander.
- Vertretung ist schwer, weil der Ablauf nicht aufgeschrieben ist.
Passende Felder
Unsere Lösungen
KI-Assistenz
Vorsortierung und Entwürfe, Freigabe bleibt bei der sachlich zuständigen Person.
Schnittstellen
Das führende Verfahren bekommt den Vorgang, Schattenlisten fallen weg.
Vorher und nachher
| Punkt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Eingang | Postfach als Steuerzentrale | Vorgang mit Frist und Zuständigkeit |
| Freigabe | Nachfassen per Mail | Sichtbare Warteschlange |
| Wissen | Im Kopf der Vertretung | Ablauf und Felder sind aufgeschrieben |
Einsparpotenzial
Vorher
100
Nachher
70
Beispielszenario Sachbearbeitung
Anträge kommen per Mail. Ein Workflow legt den Vorgang an, prüft Pflichtfelder und legt einen Entwurf vor. Die Entscheidung und die Außenwirkung bleiben bei der Sachbearbeitung.
Beispielszenario, kein abgeschlossener Kundenauftrag.
Passende Konfigurationen
Häufige Fragen
Darf eine KI Bescheide formulieren?
Sie darf Entwürfe vorbereiten. Die sachliche Freigabe bleibt bei der zuständigen Person, mit Protokoll.
Geht das mit unserem Fachverfahren?
Wenn es eine Schnittstelle oder einen sauberen Export gibt, ja. Wenn nicht, sagen wir das vor dem Bau.